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Problèmes audio, difficultés pour appréhender les indices non verbaux, réunionite… La visioconférence a des limites. Comment les surmonter ?L’usage de la visioconférence a grimpé en flèche dans les entreprises ces deux dernières années. Mais des freins à la productivité persistent, selon un rapport publié par Dialpad.Le fournisseur de solutions relève que la multiplication de réunions chronophages n’est pas la première pierre d’achoppement. En revanche, des soucis techniques sont considérés comme les principaux obstacles par une majorité de professionnels interrogés*.Les 5 principaux problèmes liés aux réunions virtuelles sont les suivants :

1. Des problèmes audio non réglés (bruit de fond, échos, réglages…)
2. Des difficultés pour appréhender les indices non verbaux
3. Une qualité vidéo à revoir
4. Trop de réunions jugées inutiles
5. Une désorganisation généralisée

Comment mieux faire à l’ère du travail hybride ? Miro, partenaire de Dialpad, livre sa recette.« Pour atténuer la fatigue de la visio et la surcharge du calendrier, [nous veillons] à ce que la visioconférence soit utilisée pour les seules discussions qui impliquent une importante charge émotionnelle ou cognitive, ou celles qui nécessitent de nombreux échanges rapides entre participants », a expliqué Pete Lim, coach agile chez Miro, cité dans le rapport.

10 réunions par mois dans la Tech

Le rapport livre d’autres enseignements, dont la fréquence et la durée des réunions.En mars 2020, les premiers confinements et les mesures en faveur du télétravail massif ont débuté pour tenter de contrer la pandémie de Covid-19. Durant cette période, les utilisateurs de Dialpad, plateforme de communication en mode cloud, planifiaient en moyenne 12 réunions par mois et par personne.La situation peut varier grandement d’un secteur d’activité à l’autre.Les entreprises des secteurs marketing/publicité utilisent le plus la visioconférence, avec une moyenne de 21 réunions par collaborateur et par mois. Arrivent ensuite les sociétés de l’industrie du voyage (11 réunions par mois) et, en troisième position, les entreprises technologiques (10,5 réunions par mois en moyenne).Tous secteurs confondus, la moyenne est passée à 9 réunions par mois en 2021.Les réunions les plus longues ont lieu le mercredi et durent en moyenne 45 minutes.*

Le rapport de Dialpad « The state of video conferencing 2022 » agrège des données anonymisées issues de Dialpad Meetings. Elles ont été collectées de janvier 2019 à juin 2021. Par ailleurs, une enquête a été menée en novembre 2021 auprès de 2 821 employés américains d’entreprises de toutes tailles et de tous secteurs.